Arbeitsgruppen

Es gibt grundlegende Informationen die alle Arbeitsgruppen betreffen

• Mit Plenum ist die derzeit traditional stattfindende "Montagsrunde" gemeint
• Budgets und Jahresbudgets werden vom Vorstand freigegeben. Das Jahresbudget wird in den AGs evaluiert und beim Vorstand angefragt. Für kleinere Projekte bzw. laufende Ausgaben, für die eine detaillierte Planung von Einzel­bud­gets nicht sinnvoll ist, planen die AGs ein pauschales Jahresbudget und legt dieses dem Plenum zur Genehmigung vor. Im Jahresbudget sollen die Sachen enthalten sein, die eine AG braucht um möglichst eigenständig agieren zu können. Dabei ist das Ziel den Vorstand nicht für jede Schraube um ein Budget zu bitten.
• Weil der Vorstand vor dem Gesetz und vor der Mitgliederversammlung für die zweckgerichtete Ausgabe der Mittel verantwortlich ist, muss er auch die Mittel letztlich freigeben, und zwar für jedes Projekt. Die Jahresfinanzplanung wird allerdings gemäß Satzung von der Mitgliederversammlung verabschiedet und sollte in Zusammenarbeit von Vorstand, den AGs und dem Plenum aufgestellt werden
• Darüber hinaus besteht auch die Möglichkeit Projekte und damit nötige Projekte in der Montagsrunde vorzustellen und bewilligt zu bekommen
• Wenn sich Abweichungen von z.B. mehr als 10% zwischen dem geplanten Budget eines Projektes und den tat­säch­lichen Kosten ergeben oder wenn der Zeitplan eines Projektes nicht einzu­hal­ten ist, informieren die AGs die AG Finanzen und das Plenum. Das Plenum entscheidet über die weitere Vorgehensweise. Die prozentuale Abweichungsgrenze kann in den AGs individuell diskutiert und vom Vorstand genehmigt werden. Ansonsten gilt 10%
• Welches Projekt muss/kann im Plenum/Projektplenum/Mitgliederversammlung vorgestellt werden?

Wann ein Projekt die Schwelle überschreitet, dass es so "groß" ist, dass nicht mehr die AG allein darüber entscheiden kann, sondern es ins Plenum / Projektplenum gehört, dazu sollten sich die einzelnen AGs selber Gedanken machen und diese aufschreiben. Deshalb habe ich ja die Kategorie "Welche Entscheidungen wir dem Plenum vorlegen" im Steckbrief eingeführt. Wenn diese Vorstellungen der AGs auf dem Tisch liegen, können wir ein gemeinsames Verständnis für diese Abgrenzung entwickeln. Ein guter Ansatz ist, wie ich finde, einige grundlegende Regeln des menschlichen Zusammenlebens zu beherzigen: die Menschen, auf die eine Entscheidung Auswirkungen hat, sollten in die Entscheidung miteinbezogen werden und je langfristiger die Auswirkungen einer Entscheidung sind, desto breiter sollte die Diskussion darum und der erzielte Konsens dazu sein. Wenn zwei Hand voll Leute am Samstag Abend im Innenhof eine Musikanlage aufstellen und Spaß haben, hat das genau auf diese zehn Menschen für genau einen Abend Auswirkungen und stört ansonsten niemanden. Kein Plenum oder sonst ein Gremium muss gefragt werden. Wenn einer auf die Idee kommt, in der Steigerstube einen Whirlpool aufzustellen, hat das auf viele Dutzend Menschen, die eigentlich den Platz in der Steigerstube ganz anders nutzen wollen, dauerhafte, potenziell negative Auswirkungen. Deshalb muss der Whirlpool durchs Plenum/Projektplenum. Das sind die Grundregeln der gegenseitigen Rücksichtnahme. Eigentlich ganz selbstverständlich. Aber eigentlich kann man sich Sätze mit "eigentlich" auch sparen... Weil das Projektplenum nur ca. 1x im Jahr tagt, sollten hier nur Großprojekte diskutiert und entschieden werden, die große Auswirkungen auf die Richtung haben, die Blumenthal 7 nimmt und die entsprechenden längeren Gesprächsbedarf mit sich bringen. Beispielsweise, wenn jemand auf die Idee kommt, über die derzeit geplanten Themen der Nutzungen hinaus mit einem ganz neuen Thema um die Ecke kommt und sagt: "ich will eine Autowerkstatt auf Bl7". Oder wenn wir uns Gedanken machen, was wir denn mit der Schachthalle strategisch anfangen sollen. Solche Fragen halt, die alle betreffen, ohne dass ich hier eine exakte Definition geben kann

• Mögliche haftungsrelevante Entscheidungen sind grundsätzlich mit dem Vorstand abzustimmen
• Der AG Verantwortliche sollte sich über die Zusammenarbeit mit anderen AGs und dem Vorstand im Klaren sein
• Was ist ein Projekt?

Projekte können in der Regel auf unterschiedlichen Wegen realisiert werden, z.B. in ver­schie­de­nen Gebäuden / Gebäudeteilen, mit unterschiedlichen Auswirkungen auf die weiteren Ent­wick­lungsmöglichkeiten eines Gebäudes oder mit unterschiedlichen Auswirkungen auf die Investitions- und Betriebskosten. Wo es sinnvoll ist, werden von den AGs dem Plenum nicht bloß Ja/Nein Entscheidungen zur Annahme / Ablehnung des gesamten Projektes vor­gelegt, sondern die Realisierungsalternativen im Planungsprozess frühzeitig mit dem Plenum diskutiert und abgestimmt

Vom Vorstand geschlossene und noch *NICHT* verabschiedete Überlegungen zu den AG Richtlinien

• AGs treffen Entscheidungen geringer Tragweite selbst. Entscheidungen größerer Tragweite bereiten sie vor und reichen diese beim Plenum / Vorstand ein.
• Die Kriterien, ab wann eine Entscheidung größere Tragweite hat und auf der nächst höheren Ebene getroffen werden muss, werden fachspezifisch von den AGs festgelegt. Hierbei setzen wir aber nicht auf ein kompliziertes, festes Vorschriftenwerk, das nie alle Details des wirklichen Lebens abdecken kann, sondern auf wenige, einfache, aber klare Leitlinien und den Dialog der Betroffenen (im Zweifel 1x zu viel als 1x zu wenig nachfragen).
• Die interne Organisation der jeweiligen AGs wird von deren Mitwirkenden selbstbestimmt festgelegt.
• Es sollen für jede AG feste Anlaufpunkte (Ansprechpartner, Termine für Treffen) definiert sein, die es Interessenten ermöglichen, in die Arbeit einer AG einzusteigen.
• Bei der Festlegung der Grenzziehung, ab wann die nächst höhere Ebene in eine Entscheidung einzubeziehen ist, vertrauen wir auf die Urteilsfähigkeit der verantwortlichen Personen in den AGs. Der Vorstand greift dann ein, wenn es zu Fehlentwicklungen kommt.
• Die Entscheidungsvorlagen für das Plenum sind so aufbereitet, dass die Auswirkungen (was soll wie erreicht werden, Nutzen, Risiken, Kosten) auf den Verein und die Mitglieder ersichtlich sind. Details eines Projekte wie z.B. technische und organisatorische Fragen werden hingegen nicht mehr im Plenum diskutiert, sondern in den AGs.
• Es wird zur Projektplanung eine Checkliste aufgestellt, die Fragen / Kriterien enthält und die von den AGs zur Vorabinformation des Plenums und zur Budgetplanung auszufüllen ist.
• Die AGs legen eine Budgetplanung vor. Zeithorizont und Granularität sind aufgabenspezifisch anzupassen.
• Für jede zu treffende Entscheidung wird ein Ticket angelegt. Vorhaben werden frühzeitig über das Ticketsystem und die Mailingliste kommuniziert, damit sich von dem Vorhaben Betroffene melden können.
• Jede AG benennt einen oder besser zwei Ansprechpartner, der/die den Überblick über die Vorgänge hat und dem Plenum / Vorstand berichtet.

Arbeitsgruppen Übersicht

Alle anfallenden Aufgaben im Verein werden in Arbeitsgruppen organisiert. Jeder ist eingeladen sich in den Arbeitsgruppen einzubringen. Auf den Unterseiten findet man Informationen. Direkter Kontakt zu allen Arbeitsgruppen auf unserer Webseite unter ##LINK##

Vorstand	Vertrauliche Dinge, Personalmanagement
AG Grünpflege und Naturschutz	Grünflächenmanagement, Naturschutz
AG Spaß	Organisiert Parties, kümmert sich um Grillwurst, bringt den Diffusor zum Qualmen und verbreitet angenehmes Chaos. Kurzum - macht das wir den Spaß am Projekt nicht aus den Augen verlieren.
AG Bau	Bauliches Nutzungskonzept, Materialplanung, Materialbeschaffung, Bauplanung, Bauausführung, Denkmalschutz, Infrastruktur, Technische Gebäudeausstattung (Strom, Wasser etc.)
AG Facility Management	Beschreibung lorum ipsum
AG Finanzen	Vertragswesen, Personalleitung, Fördermittelmanagement (u.a. Abrechnung), Buchhaltung, Controlling, Steuerberatung, Nebenkostenabrechnung
AG Kultur und Events	Kulturmanagement, Eventmanagement, Jugendarbeit, Gastronomie, Vermietungen hier oder bei Finanzen, oder Vorstand, oder Facility Management?
AG Offene Werkstatt	Angebotsplanung, Koordination
AG Öffentlichkeitsarbeit	Mitgliederakquise, Außenpräsenz, Kommunikationsstrategie, Soziale Medien
AG Interne Dienstleistungen	Vereinssorganisation, Gemeinnützigkeit, Mitgliederdatei, Mitgliederbetreuung, Mitgliedsbeiträge – Planung und Ausführung?
AG Strategie	Inhaltliche Ausrichtung, Finanzquellen, Förderer, Projektplenum, Organisatorische Entwicklung, Personalbedarfe
AG Geschichte B7	Mit Ehemaligen und Zeitzeugen sprechen, im Stadtarchiv forschen. Wir wollen die Geschichte des Schachtes erforschen und für veranschaulichen. Geschichtskreis, Museumsleitung, Führungen, Relikte B7, Ausstellungen
Network Operations Center	IT-Infrastruktur
AG Prozesse	Fördermittelmanagement